En participant au salon Planète Zen comme exposant, vous acceptez les conditions suivantes
1. DEFINITION
Le présent règlement définit par "exposant", l’exposant lui-même et la société dont les références se trouvent sur le bon de commande, ses employés, préposés ou mandataires et par "organisateur", Pascal Dethier dont l'activité est hébergée au sein de la coopérative Step Entreprendre à Liège (jusqu’au 6/9/2020) ou au sein de la coopérative Diès (à partir du 7/9/2020). Le règlement est censé être lu et approuvé par l’exposant qui l’accepte sans conditions et sous sa forme affichée sur le site internet de Planète Zen.
Ce contrat s'applique dès lors que l'exposant a envoyé un formulaire d'inscription à l'organisateur et que celui-ci lui a signifié sa validation.
2. ADMISSION
Les stands virtuels sont loués à toute personne physique ou société ayant une activité compatible avec l’objet du salon. L’exposant doit représenter une alternative de mieux-vivre durable, qui respecte l’Humain & la Nature. Il peut s’agir de développement personnel, de bien-être, de médecines douces, d’alimentation bio, végan ou alternative, d’agriculture locale et de saison, de développement durable, d’écologie, d’actions citoyennes, d’associations, de commerce équitable, d’énergie renouvelable, … L'exposant qui s'inscrit est supposé en règle avec la législation en vigueur concernant sa propre activité.
L'organisateur se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute demande de participation. De même l’organisateur peut à tout moment annuler une demande qu’il aurait acceptée. Le refus ou l'annulation d'une demande de participation ne donne lieu au paiement d'aucune indemnité autre que le remboursement intégral des arrhes versées.
L’organisateur peut faire appel à un organisme de surveillance ou de contrôle pour vérifier si le candidat exposant n’est pas connu pour des discours sectaires, des pratiques illégales de la médecine ou de la psychologie. L’organisateur peut également demander un avis au Centre d'information et d'avis sur les organisations sectaires nuisibles pour vérifier que les valeurs et l’éthique de l’exposant sont bien conformes à celles du salon Planète Zen.
3. RESERVATION
Toute réservation doit être faite via le formulaire prévu à cet effet et mis en ligne par l'organisateur. Toute réservation implique le paiement correspondant dans les délais fixés, suivant les formules décrites dans le formulaire de réservation.
Les stands virtuels sont attribués au fur et à mesure et en fonction de la sélection. La réservation étant personnelle, aucune modification de locataire ou d'occupant ne peut se faire sans l'accord écrit de l'organisateur. Un partage de stand doit obligatoirement faire l’objet d’une demande à l’organisateur.
4. PAIEMENT
Toute réservation via le formulaire d'inscription en ligne implique la signature électronique, l’acceptation du règlement de participation et le paiement intégral du montant prévu.
Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. S’agissant de mutualisation de l’argent des exposants pour couvrir la majorité des frais liés à l’événement, le non-respect des délais de paiement porte préjudice à l’organisateur et à ses exposants. Afin de pouvoir honorer des engagements financiers pris bien avant le salon, il est important que chacun respecte ses engagements.
Un acompte de 50 % est à verser pour la réservation du stand dès confirmation écrite ou orale de l’organisateur.
Le solde sera payé au plus tard à la date mentionnée sur le formulaire de réservation ou par défaut 20 jours ouvrables avant l'événement. L'exposant ne pourra participer à l’événement virtuel que moyennant le paiement de la totalité des montants dus avant l'événement concerné. La facture globale sera envoyée à l'exposant. En cas de défaut de paiement, l'organisateur se réserve le droit de facturer des frais de dossiers (25 €) et des intérêts de retard suivant les taux légaux. Les lettres de rappels seront facturées 15 €.
5. PLAN DE LOTISSEMENT
En choisissant la formule standard, l’exposant se verra attribué un stand virtuel dans le hall correspond à son secteur d’activité. Le hall doit être choisi dans le formulaire d’inscription. Le stand pourra être repris dans différents halls moyennant une participation financière reprise dans le formulaire d’inscription.
6. PRODUITS, SERVICES ET PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Les exposants doivent posséder les droits et autorisations nécessaires à la présentation des produits et services exposés sur leur stand virtuel. L’organisateur n'assume aucune responsabilité à ce sujet pas même en cas de concurrence déloyale entre exposants ou à l'égard des tiers. L'organisateur se réserve le droit de refuser la présence de certains produits et services sur le salon s'il juge que ces derniers ne sont pas en adéquation avec le thème et l'éthique de la manifestation.
Les exposants s’engagent à disposer de tous les droits nécessaires pour la diffusion de leurs documents, logo, photos et vidéos. L’organisateur ne peut être tenu responsable en cas de diffusion de documents soumis à des droits d’auteurs ou dont la propriété intellectuelle appartient à un tiers.
Pour les exposants concernés, les certifications Bio, Ecocert, Certisys... doivent être consultables avant et durant l’événement sur simple demande de l'organisateur ou d'un office de contrôle.
Les produits de soins et de cosmétiques ne doivent pas nécessairement être labélisés Bio pour autant qu'ils soient issus de filières durables, équitables ou de l'agriculture biologique ou de composition 100% naturelle.
Une liste de 20 ingrédients entrant dans la composition de soins et de cosmétiques a été établie. Elle est disponible sur le site internet (http://www.planete-zen.org/pages/liege-2018/les-ingredients-cosmetiques-interdits.html) ou sur simple demande par mail. Aucun produit utilisant ces ingrédients n'est permis à la vente sur le salon. L'exposant pris en défaut sur le salon se verra exclu du salon.
L'exposant s'engage à pratiquer une politique commerciale respectueuse et bienveillante. Toute approche commerciale agressive, représentant une arnaque ou abusive envers un tiers entraine automatiquement l'exclusion du salon, l'annulation d'éventuelles réservations pour des salons ultérieurs. L'organisateur se garde le droit de se porter partie civile ou d'attaquer en justice l'exposant qui aurait des pratiques préjudiciables aux visiteurs et/ou à l'organisateur.
7. PRESENCE AU STAND VIRTUEL
Les exposants s'obligent dans leur propre intérêt, à garantir une présence d'une personne sur le stand virtuel en permanence, pendant les heures d’ouverture de la manifestation, pour répondre au chat et renseigner les visiteurs ou pour animer une conférence/atelier, du vendredi 9 octobre 2020 dès 10h au dimanche 11 octobre 2020 à 22h maximum. Vous pouvez définir la présence de contacts sur le stand via le logiciel du salon.
8. FONCTIONNEMENT DU COMMERCE EN LIGNE
L'organisateur propose 2 solutions concernant l’e-commerce.
La première consiste à mettre un lien sur le stand de l’exposant afin que les visiteurs puissent directement être redirigés vers une adresse web hébergeant le commerce en ligne de l’exposant. Dans ce cas, l’exposant doit s’inscrire en tant qu’exposant commercial.
La seconde solution consiste à fournir à l’exposant un e-shop hébergé sur le site www.planete-zen.org. L’exposant doit alors fournir à l’organisateur un document clair et détaillé (en utilisant exclusivement le document prévu à cet effet et mis à disposition par l’organisateur). Celui-ci reprend la référence du produit, sa dénomination, le prix unitaire à la revente tvac (21%), la quantité disponible ainsi qu’une photo contractuelle du produit ou service mis en vente. La plateforme de vente en ligne sur le site de Planète Zen enregistrera les coordonnées complètes de l’acheteur ainsi que le paiement en ligne. Planète Zen ne sert que d’intermédiaire. La livraison des produits ou services ainsi que le service après-vente seront assurés par l’exposant à la suite de l’événement. L’organisateur reversera dans la semaine qui suit l’événement la totalité des montants reçus pour les ventes en ligne, en prenant une commission de 10% sur le montant total tvac. L’exposant devra obligatoirement rentrer une facture au nom de l’organisateur pour obtenir le paiement. Dans ce cas, l’exposant doit s’inscrire en tant qu’exposant commercial en cochant la case « option commerce en ligne via le site www.planete-zen.org).
9. ANNULATION & DÉSISTEMENT
Dans le respect des règles liées au commerce en ligne entre professionnels, l’exposant ne possède aucun droit de rétractation.
Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. S’il n’y a pas encore eu de paiements, la facture entière restera due, même en cas de demande d’annulation de la part de l’exposant.
Une fois que l’exposant a reçu son login et son mot de passe pour accéder à la plateforme du salon en ligne et/ou dès que la communication sur l'exposant a commencée, il va de soi que le contrat est exécuté et qu'il n'y a plus de droit de rétractation, ni de remboursement. Si la facture n’a pas encore été totalement honorée, les montants resteront dus et le paiement devra se faire 20 jours ouvrables maximum avant le début de l’événement. Le non-paiement des factures à temps peut occasionner des frais de rappel, de dossiers et des intérêts de retard comme décrits dans l’article 4 relatif au paiement.
10. COMMUNICATION, DONNÉS PERSONNELLES ET POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
L’organisateur a le droit d’utiliser les informations et les visuels transmis par l’exposant dans le cadre de l’organisation du salon virtuel Planète Zen. Afin de communiquer sur l’événement, l’organisateur peut transmettre tous documents, photos ou vidéos qu’il juge nécessaires pour promouvoir le salon. Si les informations transmises par l’exposant ne suffisent pas, l’organisateur se réserve le droit d’utiliser les textes, documents, photos, vidéos présents sur le site internet et les réseaux sociaux de l’exposant. Dans ce cas, l’organisateur informera l’exposant de sa démarche mais ne pourra se voir refuser la diffusion d’informations déjà publiées de façon publique.
Les données personnelles de l’exposants sont stockées dans une base de données sécurisée par l’organisateur. Elles peuvent être transmises aux partenaires du salon virtuel Planète Zen, aux médias et aux visiteurs qui en feraient la demande. Conformément au RGPD, l’exposant a un droit de modification ou de retrait (uniquement après l’événement) et peut demander que ses données restent uniquement accessibles à l’organisateur dans le cadre strict de l’organisation du salon.
11. REGLEMENT
Par suite de l'envoi du formulaire d’inscription, complété et signé par mail ou directement via un formulaire mis en ligne sur le serveur de Google Forms, le souscripteur (exposant) s'engage à respecter toutes les clauses, quelles qu’elles soient, du présent règlement ainsi que du règlement d'ordre intérieur du salon Planète Zen virtuel, ainsi que les lois en vigueur qui pourraient concernées sa participation à l’événement. L'organisateur est le seul juge des mesures à prendre en ce qui concerne l'application desdites clauses.
En cas de litige, seuls les tribunaux de Liège sont compétents.
