Info exposants PZ Liège 2023

Réunions pour exposants

Reunion pre salon octobre

Le jeudi 5 octobre à 20h, je vous invite à une rencontre entre exposants et organisateur, via vidéoconférence.

Durant cette réunion, nous aurons l’occasion d'aborder les derniers aspects ptratico-pratiques liés à cette 15ème édition.

Vous saurez comment communiquer au mieux sur votre présence durant les semaines avant le salon pour donner envie à un maximum de visiteurs de venir vous rencontrer.

Nous passerons également en revue le déroulement du vendredi 27, du samedi 28 et du dimanche 29 octobre pour que vous soyez prêt(e)s pour ce grand événement.

Cette réunion est vivement recommandée pour les exposants n’ayant jamais participé à un salon Planète Zen. Si vous ne pouvez pas participez à la réunion, vous aurez le replay par la suite.

Connectez-vous à 20h (5 minutes avant, c’est bien aussi) en cliquant sur le lien suivant : https://us06web.zoom.us/j/81156426450

Le replay sera posté sur le groupe Facebook réservé aux exposants. Si vous n’êtes pas encore dans ce groupe, rejoignez-nous dès maintenant en cliquant sur le lien : https://www.facebook.com/groups/956962615680733

Vous souhaitez revoir le PowerPoint qui a été projetté durant cette réunion d'info :

La liste des exposants et récapitulatif des besoins

Liste des auteurs maison d edtion et leurs besoins 1Liste des exposants et leurs besoins 1Liste des exposants et leurs besoins 2

Liste des exposants et leurs besoins 3Liste des exposants et leurs besoins 4

Le catalogue

Brochure plane te zen 2023 v3 01Brochure plane te zen 2023 v3 02Brochure plane te zen 2023 v3 03Brochure plane te zen 2023 v3 04Brochure plane te zen 2023 v3 05Brochure plane te zen 2023 v3 06Brochure plane te zen 2023 v3 07Brochure plane te zen 2023 v3 08Brochure plane te zen 2023 v3 09Brochure plane te zen 2023 v3 10Brochure plane te zen 2023 v3 11Brochure plane te zen 2023 v3 12Brochure plane te zen 2023 v3 13Brochure plane te zen 2023 v3 14Brochure plane te zen 2023 v3 15

 
 
 
 

Les infos pratiques en résumé

Installation/Démontage :

Vous pouvez effectuer un repérage ou commencer votre installation à partir de 14h le vendredi 27 octobre jusqu'à 21h.

L'organisateur ou un membre de l'équipe de Planète Zen vous orientera vers votre emplacement/stand.

Le samedi 28 octobre, le Palais des Congrès ouvrira ses portes à  partir de 7h, l'organisateur ou un membre de l'équipe de Planète Zen vous guidera vers votre emplacement/stand.

Le dimanche 29 octobre, le Palais des Congrès sera accessible à partir de 8h30 pour ceux qui ont besoin de "recharger" leur stand.

IMPORTANT ! Nous vous prions de ne pas démonter votre stand avant la fermeture du salon le dimanche 29 octobre à 19h. Vous pourrez procéder au démontage dès la fermeture. Le Palais des Congrès fermera ses portes à minuit. Si nécessaire, le démontage pourra être effectué le lundi de 8h à 11h.

Gestion des déchets :

Veuillez emporter vos déchets avec vous ou acheter sur place des sacs homologués par la ville de Liège. L'abandon des déchets sur place entraînera une facturation supplémentaire conformément aux conditions générales de vente.

Tour de contrôle et distribution des badges exposants :

Le samedi 21 octobre, soyez prêt sur votre emplacement/stand à partir de 9h. Nous distribuerons les badges exposants qui vous permettront d'accéder librement au salon. Vous avez droit à un badge supplémentaire pour un(e) assistant(e) si votre emplacement/stand mesure 4 m², 3 badges pour les emplacements de 6 m², 4 badges pour les emplacements de 8 et 9 m², et 5 badges pour les emplacements de 12 m² et plus. Si vous faites des rotations avec vos assistants, veuillez leur remettre leur badge dans le hall d'entrée.

 

 

Parking exposant

 

Acces parking exposantVeuillez télécharger votre accès GRATUIT au parking, valable pour 1 véhicule par exposant ICI (cliquez sur le ICI) ou en téléchargeant l'image de gauche. Pour être valide, il est OBLIGATOIRE d'inscrire le numéro et le nom de votre stand, sans quoi l'accès n'aura aucune valeur et votre véhicule risquerait d'être enlevé.

Le vendredi, vous n'aurez pas besoin de ce document pour accéder à la rampe de déchargement située à l'entrée principale du Palais des Congrès.

Du samedi matin jusqu'au dimanche soir, vous devrez affiche le document télécharger pour accéder à la rampe de déchargement du Palais des Congrès. Une fois votre véhicule déchargé, vous pourrez stationner jusqu'au lundi matin dans les rues suivantes : Square Jean Rey et Allée Frédéric Chopin. Si vous avez un mobil-home, vous pouvez passer la nuit sur le parking exposant. IMPORTANT : les rues étant réservées aux exposants, le seul moyen de savoir si vous êtes exposant est d'afficher votre accès parking à l'intérieur de votre voiture, sur le tableau de bord, de façon à ce qu'il soit visible à partir du pare-brise avant. Sans ce document, les véhiculent sont susceptibles d'être enlevés.

Facturation & paiements

La plupart des exposants ont reçu une facture d’acompte (merci de vérifier également vos spams). Si vous vous êtes inscrit après le 19/4, vous recevrez votre facture d’acompte avant le 29/6.

La facture d’acompte correspond à 50% du montant total de votre participation. Tout ce que vous aviez réservé à été divisé par 2 dans la colonne « nombre ». Par exemple, si vous avez pris un stand e 4m², vous trouverez 0.5 dans la colonne nombre et pour 4 chaises, vous trouverez 2 dans la colonne nombre. Merci de régler cette facture pour mi-juillet au plus tard.

Merci de règler la facture d'acompte pour le 15 juillet au plus tard.

Mi-août, vous recevrez une facture identique à celle d’acompte mais elle portera la mention « facture de solde » au lieu de « ACOMPTE 50% conformément à l'offre OK101-22-xxx ». Merci de régler cette facture pour mi-septembre au plus tard.

Désistement et annulation

Pour qu’il n’y ait pas de malentendu, je voulais vous rappeler la partie des Conditions Générales de Vente liée aux désistements et annulations.

Vu que l’argent mutualisé par les exposants est engagé dans des prestations de services auprès de différents fournisseurs, et investissant en publicité proportionnellement au nombre d’exposants, je n’ai pas beaucoup de marge de manœuvre financière.

En clôturant mi-juin les inscriptions, j’ai investi selon les budgets disponibles. Si j’acceptais les annulations sans condition, cela mettrait en péril le modèle économique de cocréation de Planète Zen.

C’est pourquoi, aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. Considérant qu'un emplacement prévu mais inoccupé est préjudiciable à l'image, à la cohérence et à la qualité du salon, tout exposant n'occupant pas un emplacement prévu pour lui durant le salon, et ce qu'il soit repris ou non dans le catalogue, ayant versés des arrhes ou non, se verra facturé le montant prévu sur le formulaire d'inscription.

Une fois la communication sur l'exposant commencée, il va de soi que le contrat est exécuté et qu'il n'y a plus de droit de rétractation. Comme le prévoit la loi, s'agissant d'un contrat B2B, il n'y a aucun droit de rétractation. Une fois le formulaire d'inscription rempli, aucune annulation ne peut être demandée par l'exposant.

A toute règle, il y a des exceptions qui doivent tenir compte des relations humaines et des valeurs mis en avant sur Planète Zen. Si une circonstance indépendante de votre volonté devait vous empêcher de participer, revenez vers nous et nous négocierons une solution.

Comme vous le savez, l’activité Planète Zen est hébergée au sein d’une coopérative d’activité Kalicoop. Ce sont eux qui gèrent la facturation, la comptabilité et les problèmes de recouvrement. Je n’ai que très peu de marge de manœuvre et en cas de problème, je vous renverrai systématiquement aux engagements que vous avez pris en vous inscrivant. Nous avons besoin d’une collaboration éthique, transparente et respectueuse de nos engagements pour faire de cette 15ème édition, un salon exceptionnel, à la hauteur de nos ambitions.

  • 1 vote. Moyenne 5 sur 5.