Règlement de participation pour exposants

En participant au salon Planète Zen comme exposant, vous acceptez les conditions suivantes

Règlement de participation pour exposants

1. DEFINITION

Le présent règlement définit par "exposant", l’exposant lui-même et la société dont les références se trouvent sur le bon de commande, ses employés, préposés ou mandataires et par "organisateur", Pascal Dethier dont l'activité est hébergée au sein de la coopérative KALICOOP scrl fs sise Rue de Steppes, 24 à 4020 Liège Belgique. Le règlement est censé être lu et approuvé par l’exposant qui l’accepte sans conditions et sous sa forme affichée sur le site internet de Planète Zen.

Ce contrat s'applique dès lors que l'exposant a envoyé un bon de commande à l'organisateur et que celui-ci lui a signifié sa validation.

2. ADMISSION

Les emplacements/stands sont loués à toute personne physique ou société ayant une activité compatible avec l’objet du salon. L’exposant doit représenter une alternative de mieux-vivre durable, qui respecte l’Humain & la Nature. Il peut s’agir de développement personnel, de bien-être, de médecines douces, d’alimentation bio, végan ou alternative, d’agriculture locale et de saison, de développement durable, d’écologie, d’actions citoyennes, d’associations, de commerce équitable, d’énergie renouvelable, … L'exposant qui s'inscrit est supposé en règle avec la législation en vigueur concernant sa propre activité.

L'organisateur se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute demande de participation. De même l’organisateur peut à tout moment annuler une demande qu’il aurait acceptée si l’exposant constituait une nuisance. Le refus ou l'annulation d'une demande de participation ne donne lieu au paiement d'aucune indemnité autre que le remboursement intégral des arrhes versées. L'organisation des salons Planète Zen est sous la surveillance d'un organisme de contrôle des discours sectaires, et toutes pratiques illégales de la médecine ou de la psychologie sont interdites au salon.

3. RESERVATION

Toute réservation commence par l’envoi du formulaire de pré-inscription mis en ligne par l'organisateur via Google Forms. L'organisateur ainsi que la coopérative Kalicoop auront accès à ces données et s’engagent à respecter le RGPD dans la gestion de données et le respect de la vie privée.

Après acceptation de l’organisateur, ce dernier renvoi un bon de commande prérempli et sur lequel figurent les conditions générales. Dès réception du bon de commande, l’organisateur ou Kalicoop envoie la facture correspondant au bon de commande. L’exposant a 7 jours pour la contester. Après ce délai, la réservation impliquera définitivement le paiement correspondant dans les délais fixés, suivant les formules décrites dans le formulaire de réservation. L'organisateur ainsi que la coopérative Kalicoop auront accès à ces données.

Les stands sont attribués au fur et à mesure et en fonction de la sélection. La réservation étant personnelle, aucune modification de locataire ou d'occupant ne peut se faire sans l'accord écrit de l'organisateur. Pour une question de cohérence et de visibilité, les stands ne pourront pas être partagés. Cependant Planète Zen peut faire des exceptions pour les regroupements, les associations de thérapeutes ou d’autres situations. Ces stands seront alors de min. 12m² pour maximum 5 professionnels.

4. PAIEMENT

Toute réservation via le formulaire d'inscription en ligne puis le bon de commande, implique la signature électronique, l’acceptation du règlement de participation et le paiement intégral de la totalité du montant prévu.

Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. S’agissant de mutualisation de l’argent des exposants pour couvrir la majorité des frais liés à l’événement, le non-respect des délais de paiement porte préjudice à l’organisateur et à ses exposants. Afin de pouvoir honorer des engagements financiers pris bien avant le salon, il est important que chacun respecte ses engagements.

Un acompte de 50% est à verser comme stipulé sur la facture.

Le solde sera payé au plus tard à la date mentionnée sur le formulaire de réservation ou par défaut 30 jours ouvrables avant l'événement. L'exposant ne peut disposer de son stand que moyennant le paiement intégral des montants dus avant l'événement concerné. La facture globale sera envoyée à l'exposant. En cas de défaut de paiement, l'organisateur se réserve le droit de facturer des frais de dossiers (min. 25 €) et des intérêts de retard suivant les taux légaux. Les lettres de rappels seront facturées 15 €.

5. PLAN DE LOTISSEMENT

L'organisateur s'efforcera de satisfaire les demandes de localisation précise au fur et à mesure des réservations et de leur ordre d'arrivée. En aucun cas, l'organisateur n'est tenu par une localisation déterminée. L'organisateur informera tout exposant ayant fait une demande particulière quant aux possibilités d'exécution de sa demande.

L'exposant s'engage à utiliser l'espace qui lui est concédé pour les 2 jours en bon père de famille, sans empiéter sur les allées, pour des questions de sécurité. Sauf accord préalable de l'organisateur, l'exposant ne peut ni changer d'emplacement, ni faire du racolage dans les allées, ni faire de la distribution ailleurs qu'à l'endroit déterminé par son stand/emplacement.

6. PRODUITS ET SERVICES

Les exposants doivent posséder les droits et autorisations nécessaires à la présentation des produits et services exposés sur leur stand. L’organisateur n'assume aucune responsabilité à ce sujet pas même en cas de concurrence déloyale entre exposants ou à l'égard des tiers. L'organisateur se réserve le droit de refuser la présence de certains produits et services sur le salon s'il juge que ces derniers ne sont pas en adéquation avec le thème et/ou l'éthique de la manifestation.

Pour les exposants concernés, les certifications Bio, Ecocert, Certisys... doivent être consultables sur le salon sur simple demande de l'organisateur ou d'un office de contrôle.

Les produits de soins et de cosmétiques ne doivent pas nécessairement être labélisés Bio pour autant qu'ils soient issus de filières durables, équitables ou de l'agriculture biologique ou de composition 100% naturelle.

Une liste de 20 ingrédients entrant dans la composition de soins et de cosmétiques a été établie. Elle est disponible sur le site internet (http://www.planete-zen.org/pages/liege-2018/les-ingredients-cosmetiques-interdits.html) ou sur simple demande par mail. Aucun produit utilisant ces ingrédients n'est permis à la vente sur le salon. L'exposant pris en défaut sur le salon pourrait se voir exclu du salon.

L'exposant s'engage à pratiquer une politique commerciale respectueuse et bienveillante. Toute approche commerciale agressive, représentant une arnaque ou abusive envers un tiers entraine automatiquement l'exclusion du salon sans remboursement ou indemnités, l'annulation d'éventuelles réservations pour des salons ultérieurs. L'organisateur se garde le droit de se porter partie civile ou d'attaquer en justice l'exposant qui aurait des pratiques préjudiciables aux visiteurs et/ou à l'organisateur ou à l'image de marque de Planète Zen.

7. PRODUITS EXCLUS

Aucun produit toxique ou explosif ou d'une dangerosité similaire ne peut être introduit dans le lieu du salon. De plus, les exposants s'engagent à respecter les normes et règles en vigueur dans les lieux de la manifestation et celles prévues par le règlement communal. Tout défaut sur ce point conduit à des poursuites judiciaires.

8. AMENAGEMENT

L'organisateur se réserve le droit de refuser tout matériel et/ou mobilier dont l'état et/ou la présentation serait de nature à déprécier l'allure visuelle générale du salon ou à nuire à la communication globale de l’événement. En outre l'organisateur peut faire meubler et/ou aménager par ses propres services et aux frais de l’exposant (avec un min. de 250 €), le stand de ce dernier qui ne serait pas aménagé suivant l'esthétique générale du salon ou qui serait resté inoccupé.

9. PRESENCE AU STAND

Les exposants s'obligent dans leur propre intérêt, à garantir une présence d'une personne sur le stand en permanence, pendant les heures d’ouverture de la manifestation, pour recevoir et renseigner les visiteurs.

10. NETTOYAGE ET GESTION DES DECHETS

Avant l'ouverture du salon pour les visiteurs, chaque jour, les sols seront nettoyés par les soins de l'organisateur, à l'exception de l'intérieur des stands.

Les exposants pourront s'approvisionner en sac poubelle règlementaire auprès de l'organisateur contre paiement. Le tri des déchets doit être respecté. Leur enlèvement se fera par les soins de l'exposant. L'enlèvement de déchets laissés sur place donne lieu à une facturation 25€/m³ avec un minimum d'1m³.

11. DEMONTAGE

Sauf autorisation écrite de l'organisateur, aucun exposant ne peut procéder au démontage, même partiel, de son stand avant les heures de fermeture. Par défaut, au plus tôt, à la fermeture officielle du salon. Le non-respect de cette clause entraine automatiquement des frais à l'exposant d'un minimum de 50 € (+ 25 €/h).

Par ailleurs les emplacements doivent être vidés et nettoyés à la date prévue. Passé ce délai, l'organisateur procédera à l'évacuation de tout matériel ou marchandise restant ainsi qu’à la remise en état des lieux et ce aux risques et périls de l'exposant et à ses frais. L’organisateur n'aura aucune formalité judiciaire à remplir à cet égard.

12. RESPONSABILITES ET ASSURANCES

L'organisateur assure en incendie, tant pour son compte que pour celui des exposants, le matériel du stand (structure uniquement) et le mobilier mis à disposition.

L'organisateur décline toute responsabilité, notamment celle qui concerne toute faute ou dommage provoqué par un des exposants, ainsi que tout dommage ou vol qui pourrait subvenir au matériel exposé, pour quelque raison que ce soit.

Chaque exposant est invité à contracter une assurance RC et vol couvrant son matériel et surtout à prendre les dispositions nécessaires pour mettre en sécurité tout objet de valeur.

L'exposant doit prévoir une clause d'abandon de recours contre l'organisateur et les occupants du Palais des Congrès.

13. ANNULATION & DÉSISTEMENT

Aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. Considérant qu'un emplacement prévu mais inoccupé est préjudiciable à l'image, à la cohérence et à la qualité du salon, tout exposant n'occupant pas un emplacement prévu pour lui durant le salon, et ce qu'il soit repris ou non dans le catalogue, ayant versés des arrhes ou non, se verra facturé le montant prévu sur le formulaire d'inscription augmenté de frais équivalant à 50% du montant total, avec un minimum de 250 €.

Une fois la communication sur l'exposant commencée, il va de soi que le contrat est exécuté et que l’entièreté de la facture est due. Comme le prévoit la loi, s'agissant d'un contrat B2B, il n'y a aucun droit de rétractation. Une fois le bon de commande rempli et signé, aucune annulation ne sera acceptée sans paiement intégral de la facture.

14. COMMUNICATION, LICENCES & DROITS

L’exposant s’engage à transmettre à l’organisateur, les textes, les photos et/ou vidéos nécessaires à promouvoir sa participation à l’événement. L’exposant doit posséder les droits ou licences de n’importe quel support transmis à l’organisateur. Si ce n’est pas le cas, un courrier écrit doit être demandé au propriétaire des supports, en incluant qu’il autorise Planète Zen à diffuser ses photos, vidéos, dessins, écrits, … durant la manifestation et dans les campagnes de communications pré et post salon.

En cas de litiges ou plaintes contre Planète Zen pour la diffusion d’images, de vidéos ou tout autre support, transmis par l’exposant, Planète Zen transmettra la procédure à l’exposant ou si ce n’est pas possible, poursuivra l’exposant en justice.

15. REGLEMENT

À la suite de l'envoi du formulaire de pré-inscription, complété et signé par mail ou directement via un formulaire mis en ligne sur le serveur de Google Forms, le souscripteur s'engage à respecter toutes les clauses, quelles qu’elles soient, du présent règlement ainsi que du règlement d'ordre intérieur du Palais des Congrès de Liège, ainsi que le règlement communal. L'organisateur est le seul juge des mesures à prendre en ce qui concerne l'application desdites clauses.

En cas de litige, seuls les tribunaux de Liège sont compétents.