Info exposants PZ Liège mars 2024

Le dimanche 21 janvier 2024 à 20h, je vous invite à un atelier spécialement dédié aux nouveaux exposants et à ceux qui n'ont jamais participer à un grand événement comme Planète Zen.

Durant cette réunion, nous aurons l’occasion d'aborder toutes les opportunités qui s'offrent à vous au travers uné cocréation.

Vous saurez comment communiquer au mieux sur votre présence durant les semaines avant le salon pour donner envie à un maximum de visiteurs de venir vous rencontrer.

Cet atelier est vivement recommandée pour les exposants n’ayant jamais participé à un salon Planète Zen. Vu que l'atelier est participatif et nécessite l'utilisation de plieurs salles de réunion, il ne sera pas possible de revoir l'atelier en replay.

Connectez-vous à 20h (5 minutes avant, c’est bien aussi) en cliquant sur le lien suivant : https://us06web.zoom.us/meeting/register/tZEscumhpj4jGNWfqYV4SKT6HM4_FTsN27gl

Le dimanche 24 janvier 2024 à 14h, je vous invite à un atelier pratique sur des techniques de vente respectueuses & bienveillantes spécialemenet adaptées au salon, via vidéoconférence.

Durant cette atelier, nous verrons les étapes qui mènent à la vente: questionnement, présentation, argumentation et conclusion.

Je vous partagerais également différents trucs et astuces que des exposants habitués au salon Planète Zen m'ont remontés.

Faites de votre passage sur Planète Zen une expérience enrichissante à tout point de vue.

Cette réunion est vivement recommandée pour les exposants n’ayant jamais participé à un salon Planète Zen. Vu que l'atelier est participatif et nécessite l'utilisation de plieurs salles de réunion, il ne sera pas possible de revoir l'atelier en replay.

Connectez-vous à 20h (5 minutes avant, c’est bien aussi) en cliquant sur le lien suivant : https://us06web.zoom.us/meeting/register/tZ0kdeqrrDgpGtaBHZ3_JjAxxQaJaIftWt-Z

Le jeudi 15 février 2024 à 20h, je vous invite à une rencontre entre exposants et organisateur, via vidéoconférence.

Durant cette réunion, nous aurons l’occasion d'aborder les derniers aspects ptratico-pratiques liés à cette 16ème édition.

Vous saurez comment communiquer au mieux sur votre présence durant les semaines avant le salon pour donner envie à un maximum de visiteurs de venir vous rencontrer.

Nous passerons également en revue le déroulement du vendredi 8, du samedi 9 et du dimanche 10 mars pour que vous soyez prêt(e)s pour ce grand événement.

Cette réunion est vivement recommandée pour les exposants n’ayant jamais participé à un salon Planète Zen. Si vous ne pouvez pas participez à la réunion, vous aurez le replay par la suite.

Connectez-vous à 20h (5 minutes avant, c’est bien aussi) en cliquant sur le lien suivant : https://us06web.zoom.us/meeting/register/tZYufuqtrzwoGtJSGvo-525PP6ahwN1JLiH4

Le replay sera posté sur le groupe Facebook réservé aux exposants. Si vous n’êtes pas encore dans ce groupe, rejoignez-nous dès maintenant en cliquant sur le lien : https://www.facebook.com/groups/exposantslgmars2024

Vous pourrez consulter le plan provisoire et connaitre votre numéro de stand/emplacement à partir du 22 février 2024

Vous pourez consulter la maquette du "guide du visiteur" distribuéé à l'entré, à chaque personne, à partir du 26 février 2024

Installation/Démontage :

Vous pouvez effectuer un repérage ou commencer votre installation e vendredi 8 mars à partir de 14h jusqu'à 21h.

L'organisateur ou un membre de l'équipe de Planète Zen vous orientera vers votre emplacement/stand.

Le samedi 9 mars , le Palais des Congrès ouvrira ses portes à  partir de 7h, l'organisateur ou un membre de l'équipe de Planète Zen vous guidera vers votre emplacement/stand.

Le dimanche 10 mars le Palais des Congrès sera accessible à partir de 8h30 pour ceux qui ont besoin de "recharger" leur stand.

IMPORTANT ! Nous vous prions de ne pas démonter votre stand avant la fermeture du salon le dimanche 10 mars à 19h (des frais vous seront comptés en cas de non-respect de cette règle, 25€/h, avec un min. de 50 €). Vous pourrez procéder au démontage dès la fermeture. Le Palais des Congrès fermera ses portes à minuit. Si nécessaire, le démontage pourra être effectué le lundi de 8h à 11h.

Gestion des déchets :

Les poubelles du Palais des Congrès sont destinées uniquement aux visiteurs et aux déchets de consommation sur place des exposants. Veuillez emporter vos déchets liés à votre activité avec vous ou acheter sur place des sacs homologués par la ville de Liège. En achetant des sacs jaunes ou bleus, selon les déchets, vous pourrez laisser les sacs sur place.

L'abandon des déchets sur place ou dans les conteneurs extérieurs entraînera une facturation supplémentaire conformément aux conditions générales de vente.

Tour de contrôle et distribution des badges exposants :

Le samedi 9 mars, soyez prêt sur votre emplacement/stand à partir de 9h.

Nous distribuerons les badges exposants qui vous permettront d'accéder librement au salon. Vous avez droit à un badge supplémentaire pour un(e) assistant(e) si votre emplacement/stand mesure 4 m², 2 badges supplémentaires pour les emplacements de 6 m², 3 badges supplémentaires pour les emplacements de 8 et 9 m², et 4 badges supplémentaires pour les emplacements de 12 m² et plus. Si vous faites des rotations avec vos assistants, veuillez leur remettre leur badge dans le hall d'entrée ou les laisser à l'accueil avec un post-it portant le nom et prénom de l'aidant.

Veuillez télécharger votre accès GRATUIT au parking, valable pour 1 véhicule par exposant ICI (cliquez sur le ICI) ou en téléchargeant l'image de gauche. Pour être valide, il est OBLIGATOIRE d'inscrire le numéro et le nom de votre stand, sans quoi l'accès n'aura aucune valeur et votre véhicule risquerait d'être enlevé.

Le vendredi, vous n'aurez pas besoin de ce document pour accéder à la rampe de déchargement située à l'entrée principale du Palais des Congrès.

Du samedi matin jusqu'au dimanche soir, vous devrez affiche le document télécharger pour accéder à la rampe de déchargement du Palais des Congrès. Une fois votre véhicule déchargé, vous pourrez stationner jusqu'au lundi matin dans les rues suivantes : Square Jean Rey et Allée Frédéric Chopin. Si vous avez un mobil-home, vous pouvez passer la nuit sur le parking exposant. IMPORTANT : les rues étant réservées aux exposants, le seul moyen de savoir si vous êtes exposant est d'afficher votre accès parking à l'intérieur de votre voiture, sur le tableau de bord, de façon à ce qu'il soit visible à partir du pare-brise avant. Sans ce document, les véhiculent sont susceptibles d'être enlevés.

Si vous avez accès à cette page, c'est que vous avez passé les 3 premières étapes de la procédure pour particper en tat qu'exposant au salon Planète Zen des 9 & 10 mars 2024.

Grâce au débriefing des exposants ayant participé à l'édition de 2023, nous avons pu apporter des améliorations tant au niveau de l'organisation que de la communication.

Étape 4 : pour cette 16ème édition, nous vous avons fourni une fiche signalétique sui servira à alimenter votre page perso sur ce site. Un vaste plan de communiquer sert à ramener les visiteurs potentiels vers le site internet. Il est important qu'il soit fourni, détaillé, ergonomique et qu'il corresponde à la réalité de ce que les visiteurs vont découvrir sur le salon. Votre collaboration est essentielle pour donner envie aux visiteurs de venir vous rencontrer.

Pour attirer le plus de visiteurs possibles, Planète Zen s'engage dans un plan de communication dynamique et efficace:

• annonce des exposants sur le site internet et les réseaux sociaux de Planète Zen
• campagne radio sur Viva Cité (Province de Liège), sur Maximum FM (Province de Liège) et sur Nostalie (Antenne de Liège)
• campagne dans la presse écrite locale (Sud Presse) et spécialisée (Bio Info)
• campagne d'affichage arrière de bus sur le grand Liège
• campagne sponsorisée sur Facebook, Instagram, You Tube, Google Ads
• campagne d'affichage panneaux Decaux dans les principales galeries commerciales de Liège
• affichage et distribution de flyers dans des endroits stratégiques
• collaborations et partenariats avec différents médias locaux et sur le net 

Mi-janvier, vous recevrez un mail avec la facture de solde. Merci d'effectuer le versement pour le 1 février au plus tard. La plupart des fournisseurs devant être payés avant la manifestation, il est important que l'argent mutualisé par les exposant soit disponible pour honorer les factures et garantir le bon déroulement de l'événement.

Pour qu’il n’y ait pas de malentendu, je voulais vous rappeler la partie des Conditions Générales de Vente liée aux désistements et annulations.

Vu que l’argent mutualisé par les exposants est engagé dans des prestations de services auprès de différents fournisseurs, et investissant en publicité proportionnellement au nombre d’exposants, je n’ai pas beaucoup de marge de manœuvre financière.

En clôturant mi-janvier les inscriptions, j’ai investi selon les budgets disponibles. Si j’acceptais les annulations sans condition, cela mettrait en péril le modèle économique de cocréation de Planète Zen.

C’est pourquoi, aucun montant ne sera remboursé au candidat exposant / à l'exposant qui viendrait à se désister pour quelque motif que ce soit. Considérant qu'un emplacement prévu mais inoccupé est préjudiciable à l'image, à la cohérence et à la qualité du salon, tout exposant n'occupant pas un emplacement prévu pour lui durant le salon, et ce qu'il soit repris ou non dans le catalogue, ayant versés des arrhes ou non, se verra facturé le montant prévu sur le formulaire d'inscription.

Une fois la communication sur l'exposant commencée, il va de soi que le contrat est exécuté et qu'il n'y a plus de droit de rétractation. Comme le prévoit la loi, s'agissant d'un contrat B2B, il n'y a aucun droit de rétractation. Une fois le formulaire d'inscription rempli, aucune annulation ne peut être demandée par l'exposant.

A toute règle, il y a des exceptions qui doivent tenir compte des relations humaines et des valeurs mis en avant sur Planète Zen. Si une circonstance indépendante de votre volonté devait vous empêcher de participer, revenez vers nous et nous négocierons une solution.

Comme vous le savez, l’activité Planète Zen est hébergée au sein d’une coopérative d’activité: Kalicoop. Ce sont eux qui gèrent la facturation, la comptabilité et les problèmes de recouvrement. Je n’ai que très peu de marge de manœuvre et en cas de problème, je vous renverrai systématiquement aux engagements que vous avez pris en vous inscrivant. Nous avons besoin d’une collaboration éthique, transparente et respectueuse de nos engagements pour faire de cette 16^ème édition, un salon exceptionnel, à la hauteur de nos ambitions.